社内通知をつくるのって意外と時間かかるんだよなぁ…、AI使って簡単にできないかな？セキュリティとか大丈夫だろうか？
こんな悩みに答えます。
社内通知文、1本書くのに30分〜1時間かかっていませんか？
私は以前、通知文を書くのに2時間以上かけていました。どんな言葉を使えば伝わるか、役員に通るか、読んだ社員が行動してくれるか…。
考えすぎてキーボードの前で止まることが何度もありました。社内ですが目上の人もいるため意外と考えてしまうんですよね。
それが、ChatGPTを使うと15分以内に終わるようになったのです。ただし、「ChatGPTに”書いて”」と投げるだけでは使えない文章しか出てきません。
ポイントはプロンプトの作り方です。
この記事では、社内通知文をAIで作る具体的な手順と、シーン別のプロンプト+完成例文のセットを紹介します。
私は実際に社内文書でChatGPTも使ってますし、プログラミングでも大いに活用してプロンプトには割と詳しい方かと…。少しのコツで回答がガラッと変わります。
コピペして固有名詞を変えるだけで、
今日から使えますのでぜひ使ってみてください。
結論：4つの要素を揃えれば、AIが15分で完成させてくれる
社内通知文をAIに任せるとき、
うまくいくプロンプトには必ず4つの要素が入っています。
- 役割設定（あなたは総務担当者です）
- 出力形式（件名・本文・問い合わせ先の形式で）
- トーンと文字数（丁寧・400字程度）
- 具体的な通知内容（何を・誰に・いつ伝えるか）
この4つが揃うと、AIが出してくる文章の完成度が7〜8割になります。あとは固有名詞の確認と役員確認だけ。その流れを身につければ、通知文1本が15分以内で終わるのです。
基本手順：AIで社内通知を作る4ステップ
STEP1：通知の目的と対象を整理する（2分）
まず「誰に・何を・なぜ伝えるか」を一言でまとめます。
- 対象：全社員 / 特定部署 / 管理職のみ
- 内容：制度の案内 / ルール変更 / 緊急連絡
- 目的：行動を促す / 認知させる / 不安を解消する
この整理が曖昧なままAIに投げると、的外れな文章が出てくるのです。
STEP2：プロンプトを組み立てる（3分）
4要素を揃えてプロンプトを入力します。基本形はこうです。
あなたは会社の総務担当者です。
以下の条件で社内通知文を作成してください。
【形式】件名 → 本文 → 問い合わせ先
【トーン】丁寧・わかりやすく
【文字数】400〜600字
【通知内容】（ここに詳細を入力）STEP3：AIの出力を確認・修正する（5分）
出てきた文章を確認します。チェックポイントは3つです。
- 日付・数字・担当部署名が正しいか
- 社員に「何をしてほしいか」のアクションが明確か
- 会社のトーン（堅め/柔らかめ）に合っているか
STEP4：役員・上長に確認を出す（5分）
法的に問題がある通知（就業規則変更、ハラスメント関連など）は、社労士や顧問弁護士のチェックを入れることが前提です。AIの出力はあくまで叩き台であることを忘れずに。
シーン別プロンプト+完成例文【5パターン】
①年末年始・夏季休暇の休業案内
▼プロンプト
あなたは会社の総務担当者です。
全社員向けに年末年始の休業案内を作成してください。
【形式】件名 → 休業日程 → 緊急時の連絡先（必要な場合）→ 備考
【トーン】明るく、丁寧に
【文字数】200〜350字
【情報】
・休業期間：12月28日（土）〜1月5日（日）
・業務開始：1月6日（月）
・緊急連絡先：不要▼完成例文
件名：年末年始休業のご案内
平素よりお世話になっております。総務部よりご連絡申し上げます。
誠に勝手ながら、下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。
【休業期間】
2024年12月28日（土）〜2025年1月5日（日）
1月6日（月）より通常業務を再開いたします。
休業期間中にいただいたお問い合わせにつきましては、1月6日以降に順次対応いたします。ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
【お問い合わせ先】
総務部②育休・産休取得奨励の通知
▼プロンプト
あなたは会社の総務担当者です。
全社員に向けて育児休業取得を奨励する社内通知文を作成してください。
【形式】件名 → 背景・目的 → 制度の概要 → 申請フロー → 問い合わせ先
【トーン】前向き・温かく・押しつけがましくない
【文字数】500〜700字
【情報】
・対象：育児休業取得を検討している全社員（性別問わず）
・申請窓口：総務部
・強調したいこと：男性の取得も積極的に推奨しているこの通知は実際に作成したことがあります。最初に出てきた文章は少し堅かったので、「前向き・温かく」というトーン指定を追加したら、一気に読みやすい文章に変わりました。
③就業規則・制度変更の通知
あなたは会社の人事・総務担当者です。
就業規則の一部変更について全社員に周知する通知文を作成してください。
【形式】件名 → 変更の背景 → 変更前後の比較（表形式）→ 施行日 → 問い合わせ先
【トーン】丁寧・客観的
【文字数】500〜700字
【禁止事項】不安を煽る表現は使わない
【変更内容】
・変更内容：リモートワーク制度の拡充（週1日→週3日まで）
・施行日：2025年4月1日
・変更の背景：社員の働き方の多様性を支援するため④ハラスメント防止の定期通知
あなたは会社の人事・総務担当者です。
ハラスメント防止に関する社内定期通知文を作成してください。
【形式】件名 → 会社の方針 → 具体的な禁止行為の例 → 相談窓口
【トーン】毅然・明確、ただし威圧的にならない
【文字数】400〜600字
【禁止事項】
・特定の個人や部署を示唆する表現は使わない
・説教調にならないハラスメント関連の通知は、表現一つで受け取り方が大きく変わります。AIに「威圧的にならない」と禁止事項を入れるだけで、ずいぶん読みやすい文章になるのです。
⑤感染症・衛生管理の緊急通知
あなたは会社の総務・安全衛生担当者です。
感染症が社内で確認されたことを受け、全社員への対応通知文を作成してください。
【形式】件名 → 状況説明 → 会社の対応方針 → 社員への指示（箇条書き）→ 相談窓口
【トーン】冷静・明確、不安を煽らない
【文字数】400〜600字
【禁止事項】特定の個人が特定されるような表現は一切使わない
【状況】
・確認内容：社員1名の感染確認
・実施事項：濃厚接触者の確認、職場の消毒実施済み
・社員への依頼：体調変化があれば即報告よくある失敗パターン3選【Before/After】
失敗①：「通知文を書いて」だけで投げる
NG例：
年末年始の休業案内を書いてください。会社名も休業期間も不明なため、AIが汎用的すぎる文章を出してきます。
こういう曖昧な指示は避けましょう。
OK例：
会社の総務担当者として、年末年始の休業案内を作成してください。
休業期間は12月28日〜1月5日、業務再開は1月6日、問い合わせは不要、文字数は300字程度で。失敗②：トーン指定を忘れる
トーンを指定しないと、AIは平均的な「ビジネス文書」のトーンで書いてきます。会社によって文化は違うので、「堅め」「柔らかめ」「前向きに」を必ず入れるのがおすすめです。
失敗③：社員のアクションが曖昧
「ご確認ください」だけで終わる通知は読まれません。「〇月〇日までに〇〇部へ提出してください」のように、誰が・何を・いつまでにを明記するよう、プロンプトに「社員に求めるアクションを明記する」と加えましょう。
送信前の最終チェックリスト
AIが作った社内通知文を送る前に、以下を確認してください。
- 日付・数字・担当部署名が正確か
- 社員に求めるアクションが明確か
- 法的確認が必要な内容（規程変更・ハラスメント関連）の場合、専門家のチェックを入れたか
- 機密情報・個人情報がAIに入力されていないか
- 過去の通知文とトーン・表現が統一されているか
まとめ：AIを使えば通知文は「作る」から「確認する」に変わる
社内通知をAIで作る方法をまとめました。ポイントは3つです。
- 4要素（役割・形式・トーン・内容）を揃えたプロンプトを使う
- AIの出力はあくまで叩き台、最終確認は人間がやる
- シーン別テンプレートを自社用にカスタマイズして蓄積する
「作る」から「確認する」に変わると、1本あたり1時間かかっていた作業が15分になります。その積み重ねが、月に何時間もの余裕を生み出すのです。
AIを使いこなした総務の次のステップ
社内通知文をAIで作れるようになると、次は「もっと自動化できないか」と思い始めるのではないでしょうか。
そこで役立つのが、プログラミングの知識です。Pythonを少し学ぶだけで、AIとExcelやSlackを連携させて「定期通知の自動送信」まで持っていけます。総務の仕事で身につけたデータ整理の感覚は、プログラミングと相性がいいです。やってみる価値は十分あります。
また、「AIを使いこなせる総務」というスキルは、転職市場でもこれから確実に評価される軸になります。今の職場で力をつけた上で、より条件の良い環境を探してみるのもおすすめです。特に採用経験がある総務は、人事・総務ポジションで即戦力として見てもらえることが多いです。