「自動化したいけど、RPAって高いし難しそう」
こんな悩みを抱えていませんか？
調べると、出てくるのは「UiPath導入で工数80%削減」「BizRobo!でRPAを活用」といった大企業の話ばかり。
情報システム部がいて、IT予算があって、専任担当者がいる前提の話ですよね。
うちは総務2名・情シスなし・ツール導入の予算申請も一苦労です。
そんな環境で「自動化なんて無理だ」と思っていました。
でも実際にやってみたら、Googleの無料ツールだけで業務の自動化はかなりのところまでできました。逆に「これは無理だった」という失敗も正直にお伝えします。
「RPAは大企業向けで自分には関係ない」
と思っている総務担当者に向けて書きます。
結論｜業務を選べば成果を出せる
情シスなし・予算ゼロでも、総務業務の自動化は今日から始められる。ただし、向かない業務に手を出すと失敗する。
- 今日できる自動化： Googleフォーム申請→承認通知→スプレッドシート記録（設定3時間・¥0）
- やってはいけない自動化： 有料システム間のAPI連携・OCR精度が必要な経費精算
- 続かせるコツ： 「自分しかわからない自動化」を作らないこと
「RPAは大企業向け」は本当か——ノーコードで代替できた理由
GAS・Make・Zapierの3択で、RPAの代わりはできる
RPA（UiPath・BizRobo!等）は導入費用が月数万円〜数十万円、設定にIT知識が必要、ベンダーサポートが前提です。中小企業・少人数総務には現実的ではありません。
ただ、総務の自動化ニーズの7〜8割は、ノーコードツールで代替できます。
| ツール | 月額コスト | 習得時間の目安 | 得意なこと |
|---|---|---|---|
| Google Apps Script（GAS） | ¥0 | 5〜10時間 | Googleサービス間の自動連携 |
| Make（旧Integromat） | ¥0〜1,200円 | 3〜5時間 | 複数サービス間のデータ連携 |
| Zapier | ¥0〜2,700円 | 1〜3時間 | トリガー→アクションのシンプルな自動化 |
| Notionオートメーション | ¥0 | 1〜2時間 | Notion内の自動ステータス変更・通知 |
私が一番使っているのはGASです。Googleフォーム・スプレッドシート・Gmailをつなぐだけで、総務業務のかなりの部分が自動化できます。「プログラミング経験ゼロ」でも、ChatGPTにやりたいことを伝えてコードを生成してもらえば書けます。
「ツールを覚えなくても自動化できる」具体的な方法
いきなりGASを学ぼうとしなくて大丈夫です。
- やりたいことを日本語で書く：「Googleフォームで申請が来たら、承認者にGmailで通知を送りたい」
- ChatGPTに投げる：「Google Apps Scriptで以下を実現するコードを書いてください」
- コピペしてGASエディタに貼り付ける：動作確認して、エラーが出たらそのエラー文もChatGPTに投げる
これだけです。プログラミングの知識は一切不要。私も最初はこのやり方でGASを使い始めました。
実際にやった自動化事例3選
事例①：申請→承認通知→記録の自動化（GAS・¥0・設定3時間）
自動化した業務： 有給申請・備品購入申請・各種届出
自動化前の状態：
– 申請書を紙で提出→総務が受け取る→上長に回覧→記録をExcelに手入力
– 申請者からの「承認されましたか？」という問い合わせが毎週5〜10件発生
自動化後の流れ：
1. 申請者がGoogleフォームに入力して送信
2. GASが起動→承認者にGmailで通知メール自動送信（申請内容を本文に自動挿入）
3. 承認者が承認→フォームの回答スプレッドシートに承認日時が自動記録
効果：
– 承認問い合わせ：月10件 → 1〜2件
– 記録作業：月2時間 → ゼロ（スプレッドシートに自動記録）
– 印刷コスト：月30〜40枚 → ゼロ
設定のポイント：
GASのトリガーを「フォーム送信時」に設定するだけで起動します。コードはChatGPTで生成。設定時間は初回3時間、2回目以降は1時間以内でした。
事例②：定期リマインドの自動送信（GAS・¥0・設定1時間）
自動化した業務： 毎月の経費精算締め日・法定点検・社会保険手続き期限のリマインド
自動化前の状態：
– 総務担当が毎回Gmailを手動で作成して送信
– 1件あたり5〜10分、月10件以上発生
自動化後の流れ：
1. スプレッドシートにリマインド一覧（送信日・宛先・件名・本文テンプレ）を登録
2. GASが毎朝8時に自動起動→当日送信日のリマインドを自動メール送信
効果：
– リマインドメール作成工数：月1.5〜2時間 → ほぼゼロ
– 「言ったか言っていないか」問題：完全解消（送信記録がスプレッドシートに残る）
事例③：会議室予約の二重チェック自動化（Googleカレンダー・¥0・設定30分）
自動化した業務： 会議室のダブルブッキング確認
自動化前の状態：
– ホワイトボードの予約表を目視確認→電話・口頭での予約受付
– 週に1〜2回はダブルブッキングが発生
自動化後の流れ：
GASでGoogleカレンダーのリソース（会議室）を設定するだけ。予約が重複すると自動で拒否通知が出る。
効果：
– ダブルブッキング：週1〜2件 → ゼロ
– 「会議室空いてますか」問い合わせ：週5件 → ゼロ（自分でカレンダーを見るようになった）
– 設定時間：30分・コストゼロ
やってみて断念した自動化——向かない業務と失敗パターン
断念①：勤怠システム↔給与システムのデータ連携
やろうとしたこと： 勤怠管理システムの月次集計データを、給与計算システムに自動転記する
断念した理由：
両方のシステムが外部APIに対応していなかった。Excelエクスポート→インポートの手順を自動化しようとしたが、システムのUIが変わるたびにスクレイピングのコードが壊れる。
結果：「修正し続けるコスト」が「手動でやるコスト」を超えたため断念。
教訓： API連携に対応していないシステム同士のデータ連携はノーコードでは限界がある。有料RPAツールかCSV手動エクスポートの方が現実的。
断念②：領収書のOCR自動読み取り
やろうとしたこと： 提出された領収書をスキャン→OCRで自動読み取り→経費精算シートに自動入力
断念した理由：
無料〜低価格のOCRツールの精度が思ったより低かった。手書き領収書・レシートは読み取りエラーが多発し、確認・修正の工数が「手入力より多い」という本末転倒な状態に。
教訓： OCRは有料サービス（Adobe Acrobat・クラウドサインスキャン等）でないと実用精度が出ない。試算すると手入力より高コストだったため断念。
失敗パターンのまとめ
自動化に向かない業務の特徴はこれです。
- 例外処理が多い業務：「だいたいこのパターンだけど、◯◯のときは違う」が多い業務は自動化できない
- 手書き・紙が混在する業務：デジタルデータになっていない情報が入ると自動化が止まる
- 有料システム間の連携が必要な業務：APIに対応していないと自動化はほぼ不可能
- 判断・裁量が必要な業務：「この場合は例外対応」という判断が発生する業務
自動化を「続かせる」仕組みのつくり方
「自分しかわからない自動化」を作らない
自動化で一番よくある失敗は、担当者が異動・退職したときに止まることです。
私が気をつけているのは3点です。
- 自動化の「設計書」を必ず残す：何のフォームを使っているか・どのGASが動いているか・変更方法をNotionにドキュメント化
- GASのコードにコメントを書く：ChatGPTに「コメントをつけてください」と頼むだけで生成してくれる
- 止まったときの「手動代替手順」も書いておく：自動化が壊れても業務が止まらないように
改善サイクルを仕組みにする
自動化は「作って終わり」ではなく、定期的なメンテナンスが必要です。
- 月1回： 自動化フローが正常に動いているか確認
- 3ヶ月ごと： 連携しているサービスのUI変更・仕様変更がないか確認
- 人事異動のたびに： 承認者のメールアドレス・権限設定を更新
この3点を習慣にするだけで、「半年後に気づいたら止まってた」という事態を防げます。
よくある質問
Q. プログラミングが全くできなくても自動化はできますか？
できます。GASのコードはChatGPTに「やりたいことを日本語で説明してコードを書いてもらう」だけで動くものが大半です。実際に私もプログラミング知識ゼロの状態から始めました。
Q. セキュリティ面は大丈夫ですか？
GASはGoogleのサーバー上で動くため、Googleアカウントのセキュリティ設定に準じます。社内の機密情報を外部サービス（Make・Zapier等）に通す場合は、セキュリティポリシーを確認してから使ってください。
Q. どのくらいの時間があれば自動化できますか？
事例①のような申請フロー自動化なら、初回は3〜4時間あれば設定できます。2回目以降は同じパターンなので1〜2時間です。
Q. 自動化がうまくいかなかったら元に戻せますか？
はい。既存の紙・手動フローを廃止せず並行運用しながら試せるので、自動化が失敗しても即元に戻せます。いきなり「紙をやめる」は禁物です。
自動化の推進経験はキャリアにも直結する
「自動化できる総務」の市場価値は高い
「GASで業務を自動化した経験がある」「ノーコードツールで業務フローを構築した経験がある」——これ、転職市場でかなり評価されます。
特に「専任IT担当なし・予算なし・自力でやりきった」という経験は、即戦力の証明として強い。中小企業のDX担当・業務改善専任職・情シス兼務ポジションへの転職で武器になります。
「自動化推進担当→DX推進→情シス」へのキャリアパス
総務での自動化経験は、そのままDX推進担当・情報システム部門・業務改善専任職へのキャリアチェンジに直結します。
「プログラミングができないと無理」ではなく、「業務を理解した上で自動化の設計ができる」という能力の方が、現場では圧倒的に求められます。
まとめ
- 情シスなし・予算ゼロでもGAS・Makeで自動化はできる
- 向く業務： 定型・繰り返し・デジタルデータが入力の起点になっている業務
- 向かない業務： 例外処理が多い・手書き混在・有料システム間連携が必要な業務
- 成功のカギ： 断念基準を最初に決めておくこと・ドキュメント化・並行運用
- 副産物： 自動化推進の実績はキャリアアップの武器になる
「RPAは大企業向け」という先入観を捨てて、まずGASで1つだけ試してみてください。最初の1本が動いたときの感覚は、なかなかクセになります。
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この記事は、総務部での実務経験をもとに執筆しています。情シスなし・少人数体制でのDX・自動化推進の実体験をベースにしています。