「有給申請の紙が上司の机の上で止まっている」「経費申請のExcelがどのバージョンが最新かわからない」「テレワーク中なのに承認のために出社しなければいけない」——そんな状況、まだ続いていますよね。
社内申請の非効率さは、多くの総務担当者が長年感じながらも、なかなか動けずにいる問題です。「大規模なシステム導入は予算がない」「IT部門に相談しても優先度が低い」「現場のリテラシーを考えると難しい」……いろんな壁があって、後回しになりがちなんですよね。
この記事では、ITコストゼロから始められる申請電子化の手順と、社内に定着させるための3ステップを解説します。「ワークフローシステムを入れれば解決」という話ではなく、今の環境でできることから段階的に進める方法を軸に話を進めます。読み終えたころには「今週から動ける最初の一手」が決まっているはずです。
なぜ社内申請が非効率になるのか（原因を特定する）
紙・メール申請の3つの構造的な問題
社内申請が遅い・面倒と感じる原因は、主に3つの構造問題に集約されます。
- 申請の所在が見えない：紙やメールでは「今どこで止まっているか」が把握できない。承認者に聞きに行かないとわからない状態が常態化する。
- ルールが属人化している：「この申請は部長印が必要」「このケースはAさんに聞く」——こうした暗黙のルールが担当者の頭の中にしかない。担当者が変わると業務が止まる。
- フォーマットが統一されていない：Excelの書式が部門ごとにバラバラ、添付が必要なのかどうかも担当者によって違う。申請者が毎回迷う状態が続く。
これらは「人の問題」ではなく「仕組みの問題」です。どんなに丁寧な人が担当しても、仕組みが悪ければ非効率は解消されません。
中小企業にありがちな「承認待ち地獄」の正体
中小企業ならではの問題として、承認者が「申請を処理する時間」を確保していないことがあります。社長や部長が現場業務も兼務しているケースでは、申請書は見ているけど処理は後回し——という状況が日常的に発生します。
私の周りの総務担当者で一番多かった悩みは「承認が遅くて申請者に怒られる」でした。でも冷静に見ると、これは申請者や承認者の問題というより、承認フローが可視化されていないことが根本原因なんですよね。
社内申請を効率化する3つのアプローチ
効率化の方法は、大きく分けて3段階あります。コストと難易度の低い順に並べました。今の会社の状況に合わせて、どこから始めるかを判断してください。
① ツールなし改善（フォーム・ルール整備）
最初のステップは、今あるツールでルールを整備することです。
- 申請種類ごとにExcelフォーマットを統一する
- 「誰が・何日以内に・どの手順で承認するか」をドキュメント化する
- 承認待ち一覧をスプレッドシートで一元管理する
コストゼロ。ただし効果も限定的で、根本的な「どこで止まっているかわからない問題」は残ります。まず現状を整理したい段階向けです。
② 無料ツール活用（Microsoft Forms / Google Forms）
Microsoft 365またはGoogle Workspaceを使っているなら、追加コストゼロで申請フォームを電子化できます。
フォームで申請を受け取り、回答がスプレッドシートに自動記録される仕組みを作るだけで、「申請書がどこにあるかわからない問題」は即座に解消されます。承認通知をメールで飛ばす設定も、追加費用なしで可能です。
デメリットは、承認フロー（承認→却下→差し戻し）が自動化できない点です。承認の実作業は別途メールや口頭で行う必要があります。ただ、まず「申請を電子化する」という第一歩としては十分な威力があります。
③ ワークフローシステム導入（有料・本格化）
申請〜承認〜完了まで一気通貫で管理したい場合は、ワークフローシステムの導入が必要になります。
承認ルートの設定・承認状況の可視化・承認期限の督促通知など、フォームツールでは手が届かない部分をカバーできます。費用は月額1,000〜3,000円/人が相場です。
ただし、まずフォーム化→定着確認→本格導入の順で進めることをおすすめします。いきなりシステムを入れて誰も使わなかった……という失敗を避けるためです。
ツール選定の詳細は、以下の記事で解説しています。
→ 【総務向け】業務ツール導入の進め方｜選定から社内定着まで
【ゼロ予算】Microsoft Forms / Google Formsで始める申請電子化
多くの会社はすでにMicrosoft 365かGoogle Workspaceを契約しています。であれば、追加費用ゼロで申請を電子化できます。ここでは実際の手順を解説します。
Microsoft 365環境での申請フォーム作成手順
Microsoft Formsは、ブラウザから操作できるフォーム作成ツールです。ExcelやTeamsとの連携もできます。
有給申請フォームを作る場合の手順例：
- Microsoft Forms（forms.office.com）にアクセスし「新しいフォーム」を作成
- 質問を追加：「申請者氏名」「所属部署」「申請日」「取得日（開始・終了）」「取得理由（任意）」
- 「回答」タブ→「Excelで開く」でSharePointに回答一覧が自動保存される設定にする
- フォームURLをTeamsやメールで申請者に共有する
- 承認者には「Excelシートの更新があったらメール通知」をPower Automateで設定する（テンプレート名：「上司の承認を取得する」を使うと最短で設定できます）
私が実際に試した範囲では、フォーム作成から共有まで1時間かからずに完了しました。「難しそう」という先入観がある方も多いですが、Googleフォームに近い感覚で操作できます。
承認通知をメールで飛ばす設定方法
承認通知の自動化は、Microsoft Forms単体ではできません。ただし、Power Automate（Microsoft 365に含まれる自動化ツール）と組み合わせることで実現できます。
基本的な流れ：
- Formsに回答が届いたら → 承認者にメール通知を送る（Power Automateの「上司の承認を取得する」テンプレートを使う）
- 承認者が「承認」or「却下」を選ぶ → 申請者に結果を自動メール
Power Automateには申請・承認フロー用のテンプレートがあるため、ゼロから作る必要はありません。テンプレートを選んで接続先を設定するだけで動きます。
「使われなくなる」失敗を防ぐ運用ルール
フォームを作っても、気づけば誰も使わず元の紙運用に戻っていた……という失敗は珍しくありません。これを防ぐには、旧来の方法を使えなくすることが一番効果的です。
- 「◯月◯日以降は紙申請を受け付けない」と明示してしまう
- Excelテンプレートを共有フォルダから削除する
- 紙で来た申請は「フォームから再申請をお願いします」と返す
移行期間は1〜2週間設ければ十分です。「並走期間を設ける」のは優しいようで、実際には移行を長引かせるだけです。廃止日は早めに決めてしまう方がうまくいきます。
本格導入するなら：申請管理ツールの選び方
規模別・目的別の選定基準
ワークフローシステムを選ぶ際の基準は、会社の規模と申請の複雑さによって変わります。
| 規模 | 状況 | おすすめ方向性 |
|---|---|---|
| 〜30人 | 申請種類が少ない・承認階層が浅い | Microsoft Forms + Power Automate で十分 |
| 30〜100人 | 申請種類が増えてきた・承認ルートが複雑になってきた | コラボフロー・Gluegent Flowなど中小向けSaaSを検討 |
| 100人以上 | 部門横断の複雑な承認フロー・法的保存要件がある | 国産ワークフローシステムまたはkintone連携を検討 |
小規模企業（〜50人）向けおすすめ3選
- コラボフロー：Excelで申請書を作り続けたい会社向け。既存Excelを活かしたままフロー管理できる。月額700円〜/ユーザー
- Gluegent Flow：Google Workspace連携が強い。Googleフォームを申請フォームとして使いながら承認管理できる。月額660円〜/ユーザー
- Microsoft Power Automate（有料プラン）：すでにMicrosoft 365を使っているなら拡張として追加できる。承認フローの複雑さに応じてプランを選ぶ
稟議を通すための費用対効果の見せ方
ツールを導入するには稟議が必要なケースがほとんどです。このとき「便利になります」だけでは通らないので、数字で見せることが重要です。
- 月あたりの申請件数 × 処理にかかる時間 × 人件費単価 = 現状コスト
- ツール導入後の削減見込み時間 × 人件費単価 = 削減効果
- 削減効果 ÷ 月額費用 = 投資回収期間
例えば「月100件の申請×10分/件=1,000分（約16時間）÷時給2,500円=40,000円/月のコスト」が、ツール導入で50%削減できれば月20,000円の削減。ツール費用が月5,000円なら、1ヶ月で回収できる計算になります。
社内への導入を成功させる3ステップ
ツールを導入してもうまくいかないケースの多くは、「いきなり全社展開した」か「廃止日を曖昧にした」かのどちらかです。以下の3ステップで進めると定着率が上がります。
Step1: まず1部署・1種類の申請から始める
最初から全社・全申請種類を電子化しようとすると、例外ケースの対応や現場の反発で頓挫します。最もシンプルな申請1種類を1部署だけで試すことから始めてください。
候補は「有給申請」が最適です。申請内容がシンプル・件数も多め・全員が関係するという条件がそろっています。「有給申請だけフォームに変えた」状態を作り、2〜4週間試運転して問題を潰してから横展開します。
Step2: 旧来方法の廃止日を先に決める
「しばらく並走します」は失敗の予兆です。並走期間中は「面倒だから慣れた紙でいいや」という人が必ず出ます。「◯月◯日から紙申請は受け付けません」という廃止日を先に設定してしまうのが、最も確実な定着策です。
廃止日は告知から2〜3週間後に設定する。告知例：「◯月◯日以降は紙申請を受け付けません。新しい申請方法はこちら→[フォームURL]」と一文送るだけで十分です。
Step3: 「困ったら誰に聞くか」を明示する
導入直後に一番多い問い合わせは「フォームの使い方がわからない」です。これに対応できる窓口（担当者・チャンネル）をあらかじめ決めておくことで、現場の不満が最小化されます。
マニュアルはA4一枚・スクリーンショット付きで十分です。丁寧に作りすぎると誰も読まなくなります。
フォーム自体の作り方や運用設計については、以下の記事もあわせて参考にしてください。
→ 社内フォームの作り方｜非エンジニアでも今日から始められる電子化入門
まとめ：今日から動ける最初の一手
社内申請の効率化を進めるうえで、最初に決めることは「どのアプローチから始めるか」です。
- 予算ゼロ・今すぐ動きたい→ Microsoft Forms / Google Formsで有給申請だけ電子化する
- 承認フローも含めて整えたい→ Power Automateを追加して承認通知を自動化する
- 本格的に整備したい・稟議を通したい→ コラボフローなど中小向けワークフローシステムを検討する
大事なのは「完璧な仕組みを作ってから始める」ではなく、「今週から1つだけ変える」ことです。有給申請フォームを1つ作るだけでも、申請者と承認者の両方から「わかりやすい」という反応が返ってきます。小さな成功体験が、次のステップを動かす原動力になるんですよね。
申請フォームの雛形や運用ルールのテンプレートは、現在Noteにてまとめ中です。「有給・経費・設備申請のフォーム雛形セット＋稟議書テンプレート」として近日公開予定ですので、気になる方はチェックしてみてください。
→ 総務が自動化すべき業務一覧｜優先順位と始め方（どの業務から手をつけるかの判断基準がわかります）
→ 総務のDXとは何か｜よくある失敗と小さく始める方法（申請以外の電子化も視野に入れたい方向け）