「プロンプトを調べても、自分の仕事に使えるものが見つからない…」
そう感じていませんか。
ネットに出回っているプロンプト集の多くは、営業・マーケティング向けだったり、抽象的すぎてそのままでは使えなかったりします。「総務向け」と書いてあっても、ダウンロードが必要だったり、プロンプトが短すぎて使い物にならなかったり。
この記事では、現役総務として実際に試して「これは使える」と感じたプロンプトだけを厳選しました。コピペしてそのまま使える完全版です。業務内容に合わせて固有名詞だけ変えれば、今日から使えます。
結論：プロンプトの質が「使えるAI」と「使えないAI」を分ける
ChatGPTやClaudeに何を聞くかで、答えの質は劇的に変わります。
「求人票を作って」と投げても、使えない文章が出てくるのです。「あなたは採用のプロです。以下の条件で〜」まで書いて初めて、実務で使えるレベルになります。
プロンプトの要素は4つです。
- 役割設定（あなたは〜）
- 出力条件（文字数・形式・トーン）
- 入力情報（業務の詳細）
- 禁止事項（やってほしくないこと）
この4つを揃えると、AIが一気に「使えるツール」になるのです。
①文書・通知作成系プロンプト【6選】
社内通知文（汎用）
あなたは大手企業の総務部担当者です。
以下の条件で社内通知文を作成してください。
【出力条件】
・形式：標題 → 本文 → 問い合わせ先
・文字数：400〜600字
・トーン：丁寧・わかりやすく
・箇条書きを適宜使用する
【禁止事項】
・回りくどい表現は使わない
・専門用語はわかりやすい言葉に置き換える
【通知内容】
（ここに内容を入力：例）育児休業取得の奨励と申請フローの案内就業規則・規程の変更通知
あなたは人事・総務の専門家です。
社内向けに就業規則の変更を周知する通知文を作成してください。
【出力条件】
・形式：件名 → 変更の概要 → 変更前後の比較（表形式）→ 施行日 → 問い合わせ先
・文体：丁寧かつ簡潔
・文字数：500〜700字
【変更内容】
（ここに変更内容を入力）休業・休暇の案内文（年末年始・GW・夏季休暇）
あなたは総務担当者です。
全社員向けに休業期間の案内文を作成してください。
【出力条件】
・形式：件名 → 休業日程 → 緊急連絡先（必要な場合）→ 備考
・文字数：200〜350字
・トーン：明るく、しかし丁寧に
【休業情報】
・休業期間：（入力）
・緊急連絡先の要否：（ある/なし）
・備考：（特記事項があれば入力）施設・設備の利用ルール変更通知
あなたは会社の総務担当者です。
社内施設の利用ルール変更について全社通知文を作成してください。
【出力条件】
・形式：変更の背景 → 変更後のルール（箇条書き）→ 適用開始日 → 問い合わせ先
・文字数：350〜500字
・読み手：社員全員（非専門家も含む）
【変更内容】
（ここに変更内容を入力）お詫び・謝罪の社内・社外文書
あなたはビジネス文書の専門家です。
以下の状況に応じたお詫び文を作成してください。
【出力条件】
・トーン：誠実・丁寧、責任の所在を明確にしすぎない
・形式：件名 → 謝罪 → 経緯説明 → 対応策 → 再発防止策
・文字数：400〜600字
【状況】
・送る相手：（取引先／社員／顧客）
・お詫びの内容：（入力）
・対応策として伝えること：（入力）感染症・衛生管理の対応通知
あなたは会社の総務・安全衛生担当者です。
感染症対策に関する社内通知文を作成してください。
【出力条件】
・形式：状況の説明 → 会社の対応方針 → 社員への指示事項（箇条書き）→ 相談窓口
・文字数：400〜600字
・トーン：冷静・明確
【状況・対応内容】
（ここに入力）②採用・人事系プロンプト【7選】
求人票の作成
あなたは採用のプロフェッショナルです。
以下の条件で求人媒体に掲載する求人票を作成してください。
【出力条件】
・形式：職種名 → 業務内容 → 求める人物像 → 応募資格 → 会社の魅力
・文体：応募者に寄り添う・親しみやすい
・文字数：500〜700字
【禁止事項】
・過度に格式ばった表現は使わない
・抽象的な「チームワーク重視」などの使い回し表現は避ける
【職種・業務内容】
・職種名：（入力）
・主な業務：（入力）
・求める人物像：（入力）面接質問リストの作成
あなたは採用面接の経験が豊富な人事担当者です。
以下の職種の面接質問リストを10問作成してください。
【出力条件】
・確認したい要素をそれぞれカバーする
・形式：質問文 + 確認ポイントの一言補足
・表形式で出力
【禁止事項】
・「あなたの強みは何ですか？」などの使い古された質問は出さない
【職種・確認したい要素】
・職種：（入力）
・確認したい要素：ストレス耐性、コミュニケーション力、細かい作業への適性、など合否通知メール（不合格）
あなたは採用担当者です。
書類選考で不合格となった応募者へのお断りメールを作成してください。
【出力条件】
・形式：件名 + 本文
・件名：全角28文字以内
・本文：200〜300字
・トーン：丁寧・誠実、応募者の尊厳を傷つけない
【禁止事項】
・理由を詳しく書かない
・「今後の活躍を〜」のような定型文は避ける
【会社名・応募者名】
・会社名：（入力）
・応募者名：（入力）内定通知・採用連絡メール
あなたは採用担当者です。
面接通過者への内定連絡メールを作成してください。
【出力条件】
・形式：件名 + 本文
・本文：300〜400字
・内容：内定の旨 → 今後のフロー（書類提出・入社前研修など）→ 問い合わせ先
・トーン：喜びを伝えつつ、丁寧に
【入力情報】
・会社名：（入力）
・応募者名：（入力）
・入社日：（入力）
・今後の手続き：（入力）採用基準・評価シートの骨子
あなたは採用コンサルタントです。
以下の職種の採用面接評価シートを作成してください。
【出力条件】
・形式：評価項目（5項目以上）+ 各項目の評価基準（1〜5段階）+ コメント欄
・表形式で出力
【職種・重視するポイント】
・職種：（入力）
・重視するポイント：（入力）研修プログラムの骨子作成
あなたは企業研修の設計専門家です。
以下の条件で社内研修のプログラム骨子を作成してください。
【出力条件】
・形式：タイムライン（時間配分付き）+ 各セクションのねらいと内容
・グループワークを1セクション以上含める
【研修の概要】
・対象：（入力）
・研修テーマ：（入力）
・研修時間：（入力）
・伝えたい要点：（入力）採用要件の整理・ペルソナ設計
あなたは採用戦略の専門家です。
以下の情報をもとに採用ターゲットペルソナを作成してください。
【出力条件】
・形式：年齢・経験・スキル・性格・行動特性・求める環境
・箇条書き + 簡単な人物像のサマリー（200字程度）
【入力情報】
・職種：（入力）
・ポジションのミッション：（入力）
・チームの課題：（入力）③議事録・会議系プロンプト【4選】
議事録の作成（手書きメモから）
あなたはビジネス文書の専門家です。
以下のメモをもとに議事録を作成してください。
【出力条件】
・形式：日時 / 出席者 / 議題 / 決定事項 / 課題・保留事項 / 次回アクション（担当者・期限付き）
・文体：客観的・箇条書き中心
・不明点は「要確認」とマーク
【メモ】
（ここに手書きメモや走り書きを貼り付け）議事録の作成（音声文字起こしから）
あなたはビジネスドキュメントの専門家です。
以下の音声文字起こしを整理して、議事録を作成してください。
【出力条件】
・形式：日時 / 出席者 / 議題 / 決定事項 / 次回アクション（担当・期限付き）
・重複・雑談部分は削除
・「誰が何を決めたか」を明確にする
【文字起こし】
（ここに貼り付け）会議アジェンダの作成
あなたは会議ファシリテーションの専門家です。
以下の条件で会議のアジェンダを作成してください。
【出力条件】
・形式：目的 → 議題一覧（時間配分付き）→ 事前共有事項
・参加者が迷わないよう「何を決めるか」を明確にする
【会議の概要】
・会議の目的：（入力）
・議論したいテーマ：（入力）
・所要時間：（入力）
・参加者：（入力）長文メール・資料の要約
あなたは情報整理の専門家です。
以下の文書を要約してください。
【出力条件】
・形式：要点3〜5点（箇条書き）+ 1文サマリー
・総務担当者が社内共有する際にそのまま使えるレベルに
・専門用語は平易な言葉に置き換える
【文書】
（ここに貼り付け）④マニュアル・FAQ整備系プロンプト【5選】
社内FAQ（新入社員向け）
あなたは経験豊富な総務担当者です。
以下の情報をもとに新入社員向けFAQを作成してください。
【出力条件】
・形式：Q & A形式
・件数：20問
・想定読者：入社1年目の社員（総務・労務の知識なし）
・わかりやすい言葉を使う
【参考情報】
・就業規則の抜粋：（ここに貼り付け）
・よく来る問い合わせ：（ここに入力）業務マニュアルの骨子作成
あなたはドキュメント設計の専門家です。
以下の業務のマニュアル骨子を作成してください。
【出力条件】
・形式：目的 → 対象者 → 手順（番号付き）→ 注意事項 → よくある質問
・誰でも迷わず実行できる粒度で書く
【業務内容】
・業務名：（入力）
・主な手順：（わかる範囲で入力）
・特に迷いやすいポイント：（入力）備品管理台帳フォーマット提案
あなたは業務効率化の専門家です。
以下の条件で備品管理台帳のExcelフォーマットを提案してください。
【出力条件】
・管理項目をカラム名で提案（最低8項目）
・低在庫アラートに使えるIF関数の例も添える
・誰でも使いやすいシンプルな構成
【管理したい備品の種類・特記事項】
（ここに入力）経費精算ルールのFAQ
あなたは経費管理に詳しい総務担当者です。
経費精算ルールについて社員から来やすい質問とその回答を作成してください。
【出力条件】
・件数：15問
・形式：Q & A
・想定読者：経費精算に不慣れな社員
【会社の経費精算ルール概要】
（ここに入力）入退社チェックリスト
あなたは人事・総務のベテラン担当者です。
正社員の入社手続きチェックリストを作成してください。
【出力条件】
・形式：チェックボックス形式（✓）
・担当者ごとにグループ分けする（人事／IT部門／現場マネージャー）
・入社前・入社当日・入社1ヶ月以内に分類する
【手続き項目（わかる範囲で）】
（入力例）入社書類回収、社会保険加入、雇用保険、備品貸し出し、メールアカウント発行⑤ハラスメント・コンプライアンス系プロンプト【4選】
ハラスメント相談受理の初期対応文書
あなたは人事・労務のプロフェッショナルです。
ハラスメント相談を受けた際に相談者へ送る初期対応通知文を作成してください。
【出力条件】
・形式：件名 + 本文
・内容：相談受理の確認 → 今後の対応フロー → 秘密保持の説明
・文字数：300〜400字
・トーン：寄り添う・安心させる
【禁止事項】
・断定的な表現（「〇〇はハラスメントです」など）は使わない
・具体的な事実や状況には触れないコンプライアンス研修プログラムの骨子
あなたは企業コンプライアンス研修の設計者です。
以下の条件でコンプライアンス研修の骨子を作成してください。
【出力条件】
・形式：タイムライン（時間配分付き）+ 各セクションのねらいと内容
・ケーススタディを1セクション以上含める
・参加者が「自分ごと」として考えられる内容にする
【研修概要】
・対象：（入力：例）全社員／管理職
・研修時間：（入力）
・テーマ：（入力：例）ハラスメント防止、情報管理、SNSルールハラスメント調査時の事情聴取メモテンプレート
あなたは人事・労務の専門家です。
ハラスメント調査で関係者に事情聴取する際のメモテンプレートを作成してください。
【出力条件】
・形式：日時・聴取対象者・聴取者 → 確認事項（番号付き箇条書き）→ 本人の発言（記録欄）
・聴取の流れが自然になるよう質問順序を工夫する
・固有情報は空欄（テンプレートとして使えるように）
【聴取対象者の立場】
（入力：例）被害申告者・行為者・第三者懲戒処分の通知文（骨子）
あなたは人事・労務の専門家です。
就業規則違反に対する懲戒処分の通知文の骨子を作成してください。
【出力条件】
・形式：件名 → 事実の概要 → 処分の内容 → 根拠規定 → 今後の対応
・文体：厳格・客観的
・具体的な事実には固有名詞を使わず「〇〇」とプレースホルダーで表現
【禁止事項】
・感情的な表現を使わない
・事実に基づかない推測を含めないプロンプトをもっとよくする3つのコツ
コツ①：役割設定は具体的に
「専門家として〜」よりも「採用経験10年以上の人事担当者として〜」のほうが精度が上がります。AIに演じさせる役割が具体的なほど、答えの質が変わるのです。
コツ②：禁止事項を入れる
「〜は使わない」「〜は避ける」という制約が、AIの出力を一気にシャープにします。私が一番実感したのはここです。「採用の定型文は使わない」を入れると、毎回似たような文章にならなくなりました。
コツ③：出力形式を指定する
「箇条書きで」「表形式で」「件名と本文に分けて」と指定するだけで、そのまま使える形式で出てきます。形式指定なしだと、加工が必要な文章になりがちなのです。
まとめ：プロンプト集は「育てるもの」
総務向けのAIプロンプト30選を紹介しました。
プロンプト集は一度作って終わりではなく、使うたびに「これは合わない」「こっちの表現のほうがいい」と修正しながら育てていくものです。
私自身、最初は市販のプロンプトをそのまま使っていましたが、今は総務の業務フローに合わせてカスタマイズしたものを10本以上ストックしています。
まず今日、1本だけ試してみてください。使えると感じたら、それだけで十分です。
AIを使いこなした先に見えてくること
ChatGPTやClaudeを総務業務に取り込んでいくと、「作業者」ではなく「設計者」の視点が育ってきます。
「この業務、自動化できないか？」「仕組み化したら誰でもできるのでは？」という発想が自然に出てくるのです。
その延長線上にあるのが、プログラミングです。Pythonを少し学ぶだけで、AIと組み合わせた業務自動化の幅がぐっと広がります。総務で培ったExcel・データ整理の感覚はプログラミングと相性がいい。やってみる価値は十分あります。
また、「AIを使える総務」として市場価値を上げたいなら、今の職場だけにこだわる必要もありません。特に採用経験がある総務は転職市場で評価されやすいです。転職エージェントに登録して、自分の価値を一度確かめてみるのがおすすめです。