社内通知を自動化するツール5選｜総務担当がノーコードで今日から始める設定手順

2026.03.25

あの処理、やったかどうか毎回忘れるんだよなぁ。
確認するのも手間だし、自動化できないかな。

こんな悩みに答えます。

「承認期限のリマインドをまた手動でメールした…」
「入社手続きの案内、誰かに送り忘れていないか不安…」

総務をやっていると、こういう地味な通知作業がじわじわ積み重なってきますよね。

私も以前、毎月の締め日前になると同じ文面のリマインドを10名以上に手動送信していた時期がありました。200人もいると見てないって人は必ず出てきます。

正直、これに時間を使うのはもったいないと感じていました。

この記事では、総務担当が「ノーコード」で社内通知を自動化できるツール5つの紹介と、実際の設定ステップを紹介します。

IT部門に頼まなくても、自分の手で仕組みを作れることがポイントです。読み終えるころには「今日から始められる」具体的なイメージが持てるはずです。

結論：GAS一択

社内通知の自動化には以下５つが現実的かと。

  • Yoom
  • Make
  • Zapier
  • Microsoft Power Automate
  • GAS（Google Apps Script）

総務担当にとって最もハードルが低いのは、
GAS（無料・カスタマイズ自由） です。

無料で汎用性も高いので。
まずは「どの通知を自動化したいか」を1つに絞り、小さく始めることが成功の鍵です。

社内通知の自動化とは？手動運用の3つの問題点

手動通知のリスク

「送った・送らない」問題は、組織が大きくなるほど深刻です。私が経験した中でも特に多かったのが以下の3つです。

① 送り忘れによるインシデント
担当者が休んだとき、誰も代わりに通知を出さず、承認フローが止まってしまったことがありました。とくに月跨ぎだと、業務が止まるだけでなく経理から苦情がきます。

② 担当者の業務属人化
通知作業は「あの人が善意でやってる。」になりやすい。引き継ぎ資料にも残りにくく、退職・異動で一気に崩れます。

③ 通知内容の統一ができない
人が手動で書くと、文面がブレます。伝えるべき情報が抜ける、トーンがまちまち、という問題が起きます。

自動化することでこの3つはすべて解消できます。

社内通知自動化ツールの選び方（総務担当向け3基準）

基準1：ノーコード or 低コード対応か

プログラミング知識がなくても使えるかどうかは最重要です。自分ができても他の人ができるかどうか、ですね。視覚的にフローを組めるツール（Yoom・Make・Zapier）なら、ITに詳しくない方でも設定できます。

基準2：使っているサービスと連携できるか

Slack・Gmail・Google スプレッドシート・kintone・Chatwork など、自社で使っているサービスとの連携が取れるかを確認しましょう。連携できないツールを導入しても意味がありません。

基準3：無料プランで試せるか

いきなり有料プランに課金するのは避けましょう。Yoom・Make・Zapierは無料プランで試せます。Google Apps Scriptは完全無料です。まず無料で動かしてから判断するのが正解です。

おすすめツール5選｜無料・ノーコードで始められるものを厳選

表にまとめました。

ツール名無料プランノーコード日本語UI向いているシーン
Yoom◎◎◎国内ツール連携・ノーコード重視
Make（旧Integromat）◎◎△複雑なフロー・コスト重視
Zapier◎◎△海外ツール連携が多い場合
Google Apps Script◎（完全無料）✕（コード必要）◎Googleワークスペース中心
Power Automate△（M365付帯）◎◎Office365・Teams中心

Yoom（ノーコード・日本語完全対応）

Yoom

国産のノーコード自動化ツール。日本語UIで直感的に操作でき、kintone・Slack・Gmail・LINE WORKSとの連携が豊富です。テンプレートも多く、社内通知の自動化を最短で実現したい方に最適です。

最近はAIまわりも充実してて、エージェントやアプリ操作、RPA機能などもあって、通知機能だけではなく、全体的な業務効率化にも展開できますね。

料金：無料プランは月200タスクまで。有料プランは月額3,000円〜（ビジネスプランで月2,000タスク）。月50回程度の通知自動化なら無料プランで十分です。（最新の料金プランはこちら）

Make（旧Integromat）

Make

視覚的なフロー設計に優れたツール。無料プランで月1,000オペレーション使えます。複数条件の分岐や複雑なデータ加工が得意です。UIは英語中心ですが、慣れれば強力な武器になります。

料金：無料プランは月1,000オペレーション・シナリオ数2件まで。有料プランは月額$9〜（月10,000オペレーション）。複数の通知フローを同時に走らせるなら有料プランを検討。（最新の料金プランはこちら）

Zapier

Zapier（ザピアー）

世界最大級の連携プラットフォーム。対応アプリ数は6,000以上。海外ツールとの連携が多い環境に向いています。無料プランはフロー数に制限がありますが、シンプルな通知自動化なら十分です。

料金：無料プランはZap（フロー）5件・月100タスクまで。有料プランは月額$19.99〜。Slackへの通知1本走らせるだけなら無料プランで動きます。（最新の料金プランはこちら）

Microsoft Power Automate

Office365に含まれているため、Microsoft 365環境の企業なら追加コストゼロで使えます。TeamsやOutlookとの連携が強く、社内ポータルやSharePointとの相性も抜群です。

料金：Microsoft 365 Business Basicプラン（月額750円〜）に含まれています。単体では月額$15〜。すでにMicrosoft 365を使っているなら、追加費用なしで始められます。

Google Apps Script

Google Apps Script

GoogleのJavaScriptベースの自動化環境。

完全無料で、スプレッドシートのデータを読んでメールを一斉送信する、といった処理を柔軟に組めます。コードが必要ですが、ChatGPTに書いてもらえば非エンジニアでも動かせる時代です。

料金：完全無料。Googleアカウントがあればすぐ使えます。ただし1日の実行時間に上限（6時間/日）がありますが、通常の通知自動化では上限に達することはほぼありません。

たとえばスプレッドシートの日付列を読んで、3日前にGmailでリマインドを送る処理は以下のコードで動きます（ChatGPTに「GASでスプレッドシートの日付3日前にGmail通知」と頼めば同様のコードが出てきます）。

function sendReminders() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const today = new Date();
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const deadline = new Date(data[i][1]); // B列：期日
    const email = data[i][2];              // C列：送信先メール
    const subject = data[i][3];            // D列：件名
    const daysLeft = Math.ceil((deadline - today) / (1000 * 60 * 60 * 24));

    if (daysLeft === 3) {
      GmailApp.sendEmail(email, subject + "【3日前リマインド】",
        deadline.toLocaleDateString() + " が期日です。ご確認ください。");
    }
  }
}

このスクリプトをトリガーで毎朝実行するよう設定すれば、スプレッドシート管理の期日を自動でリマインドしてくれます。※ただし@gmail で送信されるので注意です。

会社規模別：どのツールを選ぶべきか

ツール選びに迷ったら、会社規模で絞るのが一番早いですが、
悩んでいる状態だと思うので、GASでいいと思います。

会社規模おすすめツール理由
〜30名Yoom / Google Apps Script無料プランで十分・導入ハードルが低い
30〜100名Yoom / Make複数フロー・複数部門への展開が必要になる
100名以上Power Automate / MakeMicrosoft 365環境が多く、管理者権限での一元管理が必要

Googleワークスペースを全社で使っているなら、規模に関わらずGoogle Apps Scriptとの組み合わせが最もコスパが高いです。

【ツール別】社内通知の自動化設定ステップ（Yoomの例）

ここではYoomを使った「フォーム送信 → Slack通知」の設定手順を紹介します。他のツールも考え方は同じです。

ステップ1：アカウント作成・連携設定

  1. Yoom公式サイトにアクセスし、無料登録（メールアドレスのみで完了）
  2. 「マイアプリ」からSlackとGoogleフォーム（またはkintoneなど）を連携
  3. OAuthで認証するだけ。5分以内に完了します

ステップ2：フロー作成（トリガー設定）

  1. 「フロー作成」→「スクラッチで作成」を選択
  2. トリガーに「Googleフォームが送信されたとき」を設定
  3. フォームIDを入力してテスト送信。データ取得を確認

ステップ3：通知チャネル設定

  1. アクションに「Slackにメッセージを送信」を追加
  2. 通知先チャンネルを指定
  3. メッセージ本文にフォームの回答内容（変数）を埋め込む
    例：{{申請者名}}さんから申請が届きました。内容：{{申請内容}}

ステップ4：テスト・本番運用への移行

  1. テスト実行でSlackに通知が届くか確認
  2. 問題なければフローをONに切り替え
  3. 1週間運用してから関係者に展開

業務パターン別おすすめ構成

紹介したツールでの設定構成を考えてみました。

業務シーンおすすめツールトリガー例通知先
承認フローのリマインドPower Automate / Yoom申請から48時間経過Slack / Teams
入退社の手続き案内Yoom / Make入社日の7日前メール・Slack
期日リマインド（契約更新等）Google Apps Scriptスプレッドシート日付と照合Gmail
フォーム送信後の自動確認メールZapier / Yoomフォーム送信申請者メール
勤怠未申請アラートPower Automate打刻なし判定Teams

よくある失敗と対処法

失敗1：一度に全部自動化しようとして挫折する

→ 1つの通知フローから始める。全部やろうとすると設定が複雑になり、途中でやめてしまいます。まず「一番手間なもの1つ」を選びましょう。

失敗2：テストせずに本番運用して誤通知が発生する

→ 必ずテスト送信を行い、本人か小グループで検証してから展開。私も最初は盛大に誤通知してしまいました（同じ人に20通以上届いたことも）。

失敗3：フローが壊れていても誰も気づかない

→ エラー通知の設定を忘れずに。Yoom・Makeともに「フロー失敗時に通知」機能があります。自動化したからこそ、壊れたときに気づけない盲点があります。

メリット・デメリット

メリット

  • 手動作業がゼロになり、確実に通知が届く
  • 担当者不在でも業務が止まらない
  • 通知内容・タイミングが標準化される
  • 総務スタッフの時間を本来の業務に使える
  • GASならJavaScriptを学べる

デメリット

  • 初期設定に数時間かかる（ただし一度やれば終わり）
  • ツールの仕様変更・連携切れが起きることがある（定期確認が必要）
  • 無料プランはオペレーション数・フロー数に上限がある

参考：他にも使えるツール一覧

5選以外にも、特定のシーンで有効なツールがあります。すでに使っているサービスに通知機能が内蔵されている場合は、新しいツールを導入しなくて済むケースもあります。

ツール名特徴向いているシーン
Slack Workflow BuilderSlack内で完結・ノーコードSlackがメインのチームの社内通知
Chatwork BotAPIで通知送信・無料Chatworkを全社で使っている場合
kintone プラグインkintone内でリマインド・通知設定kintoneで業務管理している場合
Microsoft Teams Webhook外部サービスからTeamsに通知Teams中心で簡易通知だけ欲しい場合
LINE WORKS BotLINE WORKSに通知送信LINE WORKSを使っている中小企業

よくある質問（FAQ）

Q：プログラミングの知識がないと使えませんか？
A：Yoom・Make・Zapier・Power Automate はノーコードで使えます。Google Apps Scriptはコードが必要ですが、ChatGPTに「GASで〇〇する」と頼めば書いてもらえます。コードを理解できなくても動かすことはできます。

Q：無料でどこまでできますか？
A：Yoomの無料プランでは月200タスクまで。月50回程度の通知なら無料で十分です。Googleスプレッドシートを中心に使うならGoogle Apps Scriptが完全無料でおすすめです。

Q：kintone・Chatworkとも連携できますか？
A：Yoomは両方に対応しています。Makeでも連携可能です。Zapierはkintone連携が限定的なため、国内ツール中心の場合はYoomが無難です。

Q：どのくらいの時間で設定できますか？
A：シンプルなフロー（フォーム送信 → Slack通知）なら、初めてでも30〜60分で設定できます。私が初めてYoomで設定したときも1時間かかりませんでした。

Q：月額コストはどのくらいかかりますか？
A：小規模な通知自動化（月100回以内）なら無料プランで賄えます。複数部門・複数フローを運用するようになってからYoomの有料プラン（月1,980円〜）を検討するのが現実的です。

まとめ

  • 社内通知の手動作業は、送り忘れ・属人化・文面ブレの3つのリスクを生む
  • ノーコードツール（Yoom / Make / Zapier）なら、ITスキルなしで自動化できる
  • まず「一番手間な通知1つ」を選び、小さく始めることが成功の近道
  • テスト・エラー通知設定を忘れずに行うことで安定運用できる
  • 会社規模・使用ツールで選ぶ：〜30名はYoom、100名以上はPower Automateが現実的

手動通知からの卒業は、思っているよりずっと簡単です。まず1フローだけ作ってみてください。「あ、これで動くんだ」という感覚を得たら、あとは自然と広げていけます。

どこから始めるか迷っている方へ

社内通知の自動化は「最初の1フロー」が一番の壁です。

「Yoomを試してみたいけど、何から手をつければいいか」という方に向けて、「総務の自動化すべき業務15選｜RPA・AI・Excel別に総務歴10年が解説」も書いたのでぜひごらんください。

自分が実際に試して効果があったツールや設定例を中心にまとめています。

Yoom・Make・Zapierはいずれも無料登録してすぐ試せます。まずアカウントを作るだけでOKです。触ってみると「意外と簡単だった」と感じるはずです。

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