総務がChatGPTで効率化できた業務10選｜現役総務のプロンプトを紹介

「ChatGPTって、総務でも使えるのかな…」と思っていませんか。

正直、私も最初はそう感じていました。
ChatGPTってエンジニアやマーケターが使うもの、総務には関係ないでしょ、と。

ところが、実際に使い始めると、総務の仕事こそChatGPTと相性がいいとわかりました。文章を書く機会が多い、定型作業が多い、同じ問い合わせが繰り返し来る…。

これ、全部ChatGPTの得意分野なんです。

この記事では、現役総務として実際に試して「これは使える」と感じた業務を10個まとめました。よくある「〇〇部門での活用例」のような薄い情報ではなく、総務ならではのリアルな使い方とプロンプト例を紹介します。

結論：総務の仕事はChatGPTとの相性が抜群

総務業務の大半は「文章を書くこと」「情報をまとめること」「繰り返しの対応」です。

ChatGPTはまさにそこが強いです。
私の感覚では、週あたり3〜5時間は余裕を生み出せます。

私が実際に対象にした10業務は以下です。

社内通知・規程文書の作成
採用関連の文書作成（求人票・合否通知・面接質問）
議事録の作成・要約
メールの下書き・返信
社内FAQ・マニュアルの作成
研修企画・資料の骨子作成
入退社手続きフローの整理
ハラスメント・コンプライアンス対応文書
社内アンケートの設計と集計レポート
備品・経費管理のフォーマット作成

それぞれ詳しく見ていきましょう。

注意：私の会社ではAIガイドラインを作成しており、社内向け文書は「生成AIの回答を参考にしています。」を記載するルールやファイルはバージョン管理する仕組みになっています。各社ガイドラインなどがある場合はそれに準じるようにしてください。

①社内通知・規程文書の作成【毎回1時間→15分に】

文書作成に一番効果を感じた

総務の仕事で一番時間がかかるのが「文章を書くこと」ではないでしょうか。

感染症対策ガイドラインの改訂
就業規則の一部変更通知
福利厚生制度の周知文

など。

正確さと読みやすさの両方が求められるうえ、役員確認まで含めると1本作るのに半日以上かかることもあります。

ChatGPTに叩き台を作らせると、そこが一気に変わります。
私が実際に使ったプロンプトはこれです。

▼プロンプト例

以下の条件で社内通知文を作成してください。

・対象：全社員
・内容：育児休業取得の奨励と、申請フローの案内
・トーン：丁寧・わかりやすく
・文字数：400〜600字
・形式：標題→本文→問い合わせ先

これで7〜8割の完成度の文章が出てきます。

あとは固有名詞や日付を修正するだけ。
以前は1時間かかっていた作業が15分で終わるようになったのです。

こんな文書に使えます

就業規則・社内規程の改訂通知
感染症・衛生管理に関する通知
施設利用ルールの変更案内
年末年始・GWの休業案内

②採用関連の文書作成【求人票・合否通知・面接質問まで】

採用を担当は必見

私は総務で採用を担当しています。求人票を書いて、面接官へのフィードバックをまとめて、合否通知を書いて…。採用シーズンになると、この文書作業だけで毎日2〜3時間は飛んでいきます。

ChatGPTを使い始めて、採用文書の作成時間がざっくり60%くらい減りました。数字は正確ではないですが、感覚値として間違いないと思います。

▼求人票作成のプロンプト例

以下の条件で総務職の求人票を作成してください。

・職種名：総務・人事（兼務）
・雇用形態：正社員
・業務内容：採用補助、社内規程管理、備品管理、労務手続き
・求める人物像：コミュニケーション能力が高い人、細かい作業が得意な人
・トーン：親しみやすく、応募者に寄り添う
・文字数：500〜700字

▼面接質問リスト生成のプロンプト例

総務職（採用補助・労務担当）の面接で確認すべき質問を10個提案してください。
応募者のストレス耐性・コミュニケーション力・細かい作業への適性を確認できる内容にしてください。

こんな文書に使えます

求人票・募集要項の作成
採用基準・評価シートの整理
合否通知メールの文面
内定通知・入社案内の文書

③議事録の作成・要約【手書きメモから5分で完成】

会議が多い総務にとって、地味に大きい時短

総務は社内の各部門と横断的に関わるため、会議の数が多い部門でもあります。そして会議があれば、議事録。

▼プロンプト例（手書きメモから）

以下のメモをもとに、議事録を作成してください。

・形式：日時、出席者、議題、決定事項、次回アクション
・文体：客観的・箇条書き中心

【メモ】
（ここに手書きメモをテキスト化して貼り付け）

▼プロンプト例（音声文字起こしから）

以下の音声文字起こしを整理して、議事録を作成してください。
不明瞭な点は「要確認」とマークしてください。

【文字起こし】
（ここに貼り付け）

会議中にスマホで録音して、帰りの移動時間に議事録を仕上げる。そんな使い方が日常になります。

④メールの下書き・返信【言葉選びで悩む時間をゼロに】

1日に何十通も書くメール、もう悩まなくていい

「このメール、どう返せばいいんだろう…」という状況、総務だと多くないですか。

クレームに近い問い合わせ、回答が難しいグレーな質問、上司やベンダーへの依頼文…。言葉選びに迷っていたら30分が消えることもあります。

以下のメールに対する返信文を作成してください。

・状況：取引先から予算超過についての問い合わせがある
・回答方針：謝罪→現状説明→今後の対応策を提示
・トーン：丁寧で誠実、ただし責任の所在を明確にしすぎない
・文字数：300字以内

【受信したメール】
（ここに貼り付け）

「トーン」と「方針」を指定するのがポイントです。感情的に返信しがちな場面でも、ChatGPTが冷静な文面を出してくれるのです。

⑤社内FAQ・マニュアルの作成【同じ質問、もう二度と手作業で答えなくていい】

総務には「有給休暇はいつから使えますか？」「交通費の申請はどうすればいいですか？」のような同じ質問が繰り返し届きます。

以下の情報をもとに、新入社員向けのFAQを20問作成してください。

・就業規則の抜粋：（ここに貼り付け）
・よく来る問い合わせ一覧：（ここに貼り付け）
・Q&A形式で、わかりやすい言葉を使う
・想定読者：入社1年目の社員

私のまわりでも、FAQを一度整備したことで月に20本以上来ていた問い合わせが半分以下になった例があります。一度作れば長く使えるのが特徴なんですね。

⑥研修企画・資料の骨子作成【ゼロから考える苦しみがなくなる】

新入社員研修のプログラム、ハラスメント防止研修の資料、コンプライアンス研修のシナリオ…。総務が担当することが多い研修関連も、ChatGPTが助けてくれます。

新入社員向けのコンプライアンス研修プログラムを作成してください。

・対象：新卒入社1年目
・時間：2時間
・内容：情報管理、ハラスメント防止、SNSルール
・形式：タイムライン（時間配分付き）+ 各セクションの要点

骨子ができれば、あとはそこに肉付けするだけ。ゼロから考える苦しみがなくなります。

⑦入退社手続きフローの整理【バタバタが一度で解消】

入社・退社のたびにバタバタする総務あるある、ではないでしょうか。「社会保険の手続きは？」「備品の回収は誰が？」「アカウント削除の確認は？」…。

中小企業の総務担当者向けに、正社員の入社手続きチェックリストを作成してください。

・対象：正社員（新卒・中途共通）
・項目：入社書類、社会保険、雇用保険、給与設定、備品貸し出し、アカウント発行
・形式：担当者が確認しやすいチェックボックス形式

こうして作ったチェックリストを社内NotionやExcelに貼り付ければ、立派な手続き管理シートの完成です。

⑧ハラスメント・コンプライアンス対応文書【冷静な言葉が必要な場面で】

ハラスメント相談への初期対応文書、調査報告書の骨格、行為者への指導記録…。これは言葉選びが非常にデリケートで、作るたびに精神的な消耗がありました。

ChatGPTは感情を持たないため、冷静で公平な文章を出してくれます。あくまで「叩き台」として使い、専門家（社労士、弁護士）の確認を入れることが前提ですが、ゼロから書くよりはるかに楽になるのです。

ハラスメント相談を受けた際の初期対応通知文を作成してください。

・受け取る側：相談者
・内容：相談を受理した旨、今後の対応フロー、秘密保持の説明
・トーン：寄り添う・安心させる
・文字数：300〜400字

⑨社内アンケートの設計と集計レポート【設計から報告書まで一気通貫】

従業員満足度調査、職場環境アンケート、研修後のフィードバックシート…。これらを一から設計するのは意外と時間がかかります。

▼質問設計のプロンプト例

従業員満足度調査（エンゲージメントサーベイ）の質問項目を20問作成してください。

・測定したい要素：職場環境、上司との関係、業務量、キャリア意識
・回答形式：5段階評価 + 自由記述
・対象：正社員全員

▼集計レポート作成のプロンプト例

以下のアンケート結果をもとに、経営層向けのサマリーレポートを作成してください。

・形式：課題の優先度順
・内容：主な発見点、推奨アクション
・文字数：600字以内

【集計結果】
（ここに貼り付け）

⑩備品・経費管理のフォーマット作成【地味な作業こそ仕組み化】

備品の発注記録、経費精算の確認依頼文、在庫管理のフォーマット作成など、地味に時間を取られる作業にもChatGPTは使えます。

備品の在庫管理に使えるExcelシートの構成を提案してください。

・管理項目：品名、数量、購入日、使用部門、担当者
・機能：低在庫アラート設定ができる構成
・シンプルで誰でも使いやすい形式

細かい作業こそ、ChatGPTで一度仕組みを作ると長く使えます。

まとめ：ChatGPT導入で総務の「当たり前の忙しさ」が変わる

総務がChatGPTで効率化できる業務10選をまとめました。

No.	業務	節約できる時間（目安）
①	社内通知・規程文書の作成	1業務あたり40〜60分
②	採用関連の文書作成	1件あたり30〜90分
③	議事録の作成・要約	1件あたり20〜40分
④	メールの下書き・返信	1通あたり5〜30分
⑤	社内FAQ・マニュアルの作成	初回作成で数時間
⑥	研修企画・資料の骨子	1件あたり2〜3時間
⑦	入退社手続きフロー	初回作成で1〜2時間
⑧	ハラスメント・コンプライアンス文書	1件あたり30〜60分
⑨	アンケート設計と集計レポート	1件あたり1〜2時間
⑩	備品・経費管理のフォーマット	都度10〜20分

ChatGPTはあくまで「叩き台を作るツール」です。最終チェックと判断は人間がやる。それを守れば、総務の仕事のクオリティを落とさずに時間を生み出せます。

まずは明日の業務で1つだけ試してみてください。「あ、これ使えるな」という感覚、すぐつかめるはずです。

もし「それでも業務が多すぎる」と感じたら

ChatGPTで効率化しても、根本的な人員不足や職場環境の問題は解決しません。

ツールを使いこなせるようになった今こそ、「自分のスキルを活かせる環境はここだけか？」と考えてみるタイミングかもしれません。

総務の経験があれば、転職市場ではそれなりに評価されます。特に「採用経験あり」は希少で、人事・総務ポジションでは即戦力として見てもらえることが多いです。転職を考えるなら、まず転職エージェントに登録して市場価値を把握しておくのがおすすめです。リクルートエージェントやdodaは総務・人事系の求人も多く、無料で相談できます。

また、ChatGPTを使いこなす延長でITスキルを磨きたいと思ったなら、プログラミング学習も視野に入れてみてください。Pythonを学ぶと、業務自動化がさらに加速します。今の総務業務で培ったExcel・データ整理の感覚は、プログラミング学習においても必ず活きてきます。やってみる価値ありです。