「Pythonで自動化ツールを作りたいけど、コードが書けない」
「エンジニアに頼んだら後回しにされた」
「既製ツールでは自社の業務フローに合わない」
この記事を書いている私も、同じ壁にぶつかったことがあります。
最初に作ったのは名簿の重複チェックツールでした。
コードは全部ChatGPTに書いてもらいました。
この記事では、Pythonで自分専用ツールを作って今日から実務で動かすための手順を解説します。
コードを自分で書く必要はありません。
ChatGPTとGoogle Colabがあれば、今週末に完成します。
参考にしてみてください。
結論：総務ツール自作の最短ルート
- Step1：Google Colabを開く（インストール不要） | 5分
- Step2：ChatGPTに「このツールを作って」と伝える | 10分
- Step3：生成されたコードをColabに貼り付けて動かす | 15分
- Step4：自社のCSV・ファイルパスに書き換える | 30分
- Step5：Windowsタスクスケジューラで定期実行設定 | 20分
「コードを理解してから作る」は不要です。動いたら使う、が最速です。
総務担当がツールを自作する3つのメリット
メリット1：エンジニアに頼まずに今日動かせる
「このExcelを毎月自動集計したい」をエンジニアに依頼すると、
「コストメリットは？」と言われ返答に困ることありませんか？
自作ならまず試してみることができます。
メリット2：自社業務に完全に合わせられる
既製ツールでは「列名が違う」「出力形式が決まっている」という制約があります。自作ツールは自社のCSV形式・フォルダ構造・命名規則に完全対応できます。
メリット3：無料で作れて維持費ゼロ
Python・Google Colab・ChatGPT（無料版）はすべて無料です。
月額費用は0円。一度作れば何回でも使えます。
ただし、使って良いかは一度、確認はしておいた方が良いです。
自作ツールの作り方：ChatGPT×Colab 3ステップ
Step1：Google Colabを開く
インストールは不要です。
- colab.research.google.comにアクセス
- Googleアカウントでログイン
- 「新しいノートブック」を作成
Step2：ChatGPTにツールの仕様を伝える
以下のテンプレートをChatGPTにそのまま貼り付けて、業務内容を書き換えてください。以下の仕様で総務業務用のPythonツールを作ってください。
Google Colabでそのまま実行できるPythonコードを書いてください。
## 前提
- 実行環境は **Google Colab**
- **初心者でも分かるように**
- **日本語のコメントを多めに**つけてください
- **1セルずつ順番に実行できる形**にしてください
- 必要に応じて、**最初にライブラリのインストールセル**も用意してください
## 作ってほしいもの
【ツールの目的】
（ここに目的を書く）
## 入力ファイル
（ここに入力ファイル名や列名を書く）
## 出力
（ここに出力内容を書く）
## 実装ルール
- ファイルは **Colab上でアップロードして使う方式**にしてください
- 出力ファイルは **処理後に自動保存**してください
- 最後に **ダウンロードできるコード**も入れてください
- **エラーが起きやすい箇所には丁寧な日本語コメント**をつけてください
- 可能なら **printで処理状況が分かるように**してください
## 追加で考慮してほしいこと
- 入力ファイルに **空欄や表記ゆれ**があっても、できるだけ安全に処理してください
- 指定した列が存在しない場合は、**分かりやすいエラーメッセージ**を表示してください
- コードの最後に、**このコードで何をしているかの簡単な説明**も付けてくださいStep3：生成されたコードをColabに貼り付けて実行
ChatGPTが出してきたコードをそのままColabのセルに貼り付けて Ctrl+Enter を押すだけです。エラーが出たら、エラーメッセージをChatGPTにそのまま貼れば修正版が出てきます。
【完成コード3選】総務で実際に使えるツール
ツール1：名簿の重複メールアドレスチェッカー
使うシーン： 採用候補者名簿・社員名簿・取引先リストの重複チェック
import pandas as pd
# ===書き換えポイント①：ファイル名===
df = pd.read_csv("名簿.csv", encoding="utf-8-sig")
# ===書き換えポイント②：チェックする列名===
check_col = "メールアドレス"
# 重複行を抽出
duplicates = df[df.duplicated(subset=[check_col], keep=False)]
if len(duplicates) == 0:
print("重複なし：名簿はクリーンです")
else:
print(f"{len(duplicates)}件の重複を検出しました")
# ===書き換えポイント③：出力ファイル名===
duplicates.to_csv("重複_検出結果.csv", index=False, encoding="utf-8-sig")
print("重複_検出結果.csv に保存しました")詳しい手順・業務シーン別コードはこちら→ Pythonで重複チェックを自動化する方法
ツール2：勤怠データ月次集計ツール
使うシーン： 各部署から集めたExcelの月次勤怠データを1ファイルに統合
import pandas as pd
import glob
# ===書き換えポイント①：Excelが保存されているフォルダパス===
folder_path = r"C:\業務\勤怠6年3月"
# フォルダ内の全Excelファイルを読み込んで縦結合
files = glob.glob(folder_path + r"\*.xlsx")
df_list = [pd.read_excel(f) for f in files]
df_all = pd.concat(df_list, ignore_index=True)
# ===書き換えポイント②：出力ファイル名===
output_path = folder_path + r"\集計結果_2026年3月.xlsx"
df_all.to_excel(output_path, index=False)
print(f"{len(files)}ファイルを統合しました → {output_path}")詳しい手順はこちら→ データ整理を効率化するツールと仕組み化の手順
ツール3：備品申請確認メール一括送信ツール
使うシーン： 備品申請リストのCSVをもとに申請者全員へ確認メールを送る
import pandas as pd
import smtplib
from email.mime.text import MIMEText
# ===書き換えポイント①：送信元のGmailアドレスとアプリパスワード===
FROM_ADDRESS = "soumu@gmail.com"
APP_PASSWORD = "xxxx xxxx xxxx xxxx" # Googleアカウントのアプリパスワード
# ===書き換えポイント②：申請リストCSVのファイル名===
df = pd.read_csv("備品申請リスト.csv", encoding="utf-8-sig")
# 列名：「氏名」「メールアドレス」「申請品目」「申請数量」
for _, row in df.iterrows():
# ===書き換えポイント③：メール本文===
body = f"""{row['氏名']} 様
備品申請（{row['申請品目']} {row['申請数量']}個）を受け付けました。
確認後、1週間以内に発送いたします。
総務部
"""
msg = MIMEText(body, 'plain', 'utf-8')
msg['Subject'] = f"【総務】備品申請を受け付けました｜{row['申請品目']}"
msg['From'] = FROM_ADDRESS
msg['To'] = row['メールアドレス']
with smtplib.SMTP_SSL('smtp.gmail.com', 465) as smtp:
smtp.login(FROM_ADDRESS, APP_PASSWORD)
smtp.send_message(msg)
print(f"{row['氏名']}（{row['メールアドレス']}）に送信完了")
print("全員への送信が完了しました")詳しい手順はこちら→ 定型メールを自動化する方法
自作ツールを「メンテできる状態」で運用する方法
ツールを作ったあとに一番困るのが「半年後に動かなくなった」「列名が変わって壊れた」というケースです。
メンテ方法：壊れたらChatGPTに渡すだけ
エラーが出たら以下を丸ごとChatGPTに貼ります。
以下のPythonコードが動かなくなりました。修正してください。
【エラーメッセージ】
（エラー文をそのままコピー）
【コード】
（コード全文をコピー）
【変更した内容】
（例：CSVの列名を「メール」から「メールアドレス」に変えた）これで修正版が出てきます。コードの中身を理解する必要はありません。
引き継ぎ用のコメントを入れておく
各コードの「書き換えポイント」のコメント（上記の ===書き換えポイント①=== の部分）は残しておいてください。異動・引き継ぎのときに後任者がどこを変えれば動くかすぐわかります。
Windowsタスクスケジューラで毎月自動実行する設定
Google Colabでの動作確認ができたら、Windowsに Python をインストールしてタスクスケジューラで定期実行できます。
手順
python.orgから Python をダウンロードしてインストール（「Add to PATH」にチェック）- コマンドプロンプトで
pip install pandas openpyxlを実行 - コードを
.pyファイルとして保存（例：check_duplicates.py） - タスクスケジューラで「毎月1日 9:00に実行」を設定
# タスクスケジューラの「プログラム/スクリプト」欄に入力
python
# 「引数の追加」欄に入力
C:\業務\ツール\check_duplicates.py詳しい設定手順はこちら→ フォルダ整理を自動化する方法4選
よくあるエラーとChatGPTでの解決方法
Q：FileNotFoundError: [Errno 2] No such file or directory が出た
A：CSVファイルのパス（保存場所）が間違っています。コードの中の "名簿.csv" の部分を、実際のファイルパスに書き換えてください。Colabでは /content/名簿.csv が基本パスです。
Q：UnicodeDecodeError が出た
A：CSVの文字コードが合っていません。encoding="utf-8-sig" を encoding="shift_jis" に変えて試してください。
Q：ModuleNotFoundError: No module named 'pandas' が出た
A：Colabのセルの先頭に !pip install pandas を追加して実行してください。
Q：ChatGPTは無料版でも使えますか？
A：はい。GPT-4o mini（無料版）でもコード生成・修正には十分対応できます。有料版は不要です。
Q：会社のPCでこのツールを使っていいですか？
A：社内のIT・情報セキュリティポリシーを確認してください。業務データをGoogle Colabに読み込む場合は、個人Googleアカウントではなく会社のGoogle Workspaceアカウントを使うことを推奨します。
次に作るべきツールのアイデア一覧
総務業務でPythonが活躍できる場面をまとめました。前記事で詳しい手順を解説しています。
📊 データ整理
→ CSVのデータクレンジング方法｜Excel操作手順とPythonコード
→ Pythonで重複チェックを自動化する方法｜業務シーン別コード5選
📄 書類管理
→ 紙書類のデジタル化手順｜総務担当が一人で進める全ステップ
→ 書類をデータ化するOCRの方法｜スキャナーなし・無料でできる手順
🗂️ ファイル管理
→ ファイル名を一括変更する方法5選｜失敗時の戻し方付き
→ フォルダ整理を自動化する方法4選｜ルール設計から設定手順まで
✉️ 通知・メール自動化
→ 定型メールを自動化する方法｜Gmail・Outlook別に総務担当が解説
→ 社内通知を自動化するツール5選
🔧 全体ワークフロー
→ データ整理を効率化するツールと仕組み化の手順
→ 総務初心者がPythonを始める方法｜今週末に動かして来週月曜から使えるようになる手順
まとめ
- 総務担当のツール自作は「ChatGPT×Google Colab」で今週末に完成する
- コードを書く必要はない。ChatGPTに仕様を伝えて貼り付けるだけ
- 3本の完成コード（重複チェック・勤怠集計・備品確認メール）は書き換えポイントだけ変えれば自社で動く
- エラーが出たらエラー文をそのままChatGPTに貼れば解決する
- Windowsタスクスケジューラで月次・週次の定期実行まで設定できる
CV導線
まずGoogle Colabを開いて、ツール1（重複チェッカー）のコードを貼り付けてみてください。自社の名簿CSVで動いた瞬間、「自作できた」という実感が得られます。
Pythonをもっと体系的に学んで、さらに複雑なツールを作りたくなった方へ。業務自動化に特化したPython講座もあります。ただし動かす体験を先に積んでください。体験なしでの学習は途中で止まりやすいです。
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