「Webアプリって便利そうだけど、何から始めればいいかわからない…」
総務担当として、そう感じたことはありませんか。
備品管理台帳はExcelバラバラ、稟議書は紙で回覧、社員名簿は自分しか触れないファイル——。「いつかWebアプリに移行したい」と思いながら、気づけば何年も経っていた、という話は珍しくありません。
私自身、総務歴10年のなかでExcel管理の限界を痛感した経験があります。備品管理台帳が複数バージョン乱立して引き継ぎに丸2日かかったこと、稟議の状況が誰にも見えなくて上司から「今どうなってる？」と毎朝聞かれたこと。どちらも「Webアプリがあれば5分で解決できた話」でした。
ただ、いざ調べると情報が多すぎて混乱する。kintone、SmartHR、desknet’s NEO、CELF…名前だけ並べられても「自分の職場でどれを使えばいいか」がわからないんですよね。
この記事では、「総務のWebアプリ」をSaaS型（既製品を使う）とノーコード自作型（自分でアプリを作る）の2軸で整理し、どちらが自社の状況に合うかを判断できるようにします。業務別の活用場面5選、おすすめWebアプリ8選、最初の始め方まで、非エンジニアの総務担当者がそのまま動けるレベルで解説します。
総務における「Webアプリ」とは何か——SaaS型とノーコード型の違い
まず、「Webアプリ」という言葉の整理から始めます。ここを混同すると、ツール選びで迷い続けることになります。
総務担当が検索したときに出てくる「Webアプリ」は、大きく2種類に分かれています。
| 種類 | 内容 | 代表例 | 向いている状況 |
|---|---|---|---|
| SaaS型 | 既製のWebアプリを月額で使う | SmartHR、楽楽精算、LOOGUE FAQ | 人事・労務・経費など汎用業務 |
| ノーコード自作型 | プログラミングなしで自社専用アプリを作る | kintone、desknet’s NEO AppSuite、CELF | 自社固有の業務フロー・社内申請 |
この2つは、目的が根本的に違います。
SaaS型：既製のWebアプリを使う
SmartHRやfreee人事労務のような「SaaS型」は、すでに完成したWebアプリに自社データを登録して使う形です。
設定の手間は最小限で、操作マニュアルも整っている。機能はある程度固定されていますが、「人事・労務管理なら何でもカバーしている」という安心感があります。
ただし、「自社独自のフロー（稟議の承認ルートが部署によって違う、など）」には対応しにくい場合があります。
ノーコード自作型：業務に合わせて自分でアプリを作る
kintoneやdesknet’s NEO AppSuiteは、「プログラミングなしでWebアプリを自作できるツール」です。
備品管理台帳・社内FAQシステム・稟議ワークフローなど、自社の業務フローに合わせた形で作れる点が最大の特徴。「こういう機能が欲しいんだけど市販ツールにない」という総務あるあるを解決できます。
私が実際にkintoneに触れたとき、驚いたのは「Excelの関数が少し使える人なら、1〜2週間で基本的なアプリを作れる」という事実でした。最初は半信半疑でしたが、備品管理アプリをドラッグ&ドロップで組んでみて、「これならうちでも使える」と感じました。
どちらを選ぶべきか——判断フロー
迷ったときは、以下の判断フローで考えると整理しやすいです。
- 「人事・労務・経費精算など、業界共通の業務」 → SaaS型が合いやすい
- 「社内申請・備品管理・社内FAQ など、自社固有のフローが絡む業務」 → ノーコード自作型が合いやすい
- 「IT担当がおらず、自分で設定や維持をする自信がない」 → まずはSaaSの無料プランから試す
- 「Excelで作った台帳やフォームをそのまま移行したい」 → ノーコード型が向いている
どちらが「正解」というわけではなく、業務の性質と社内のIT体制で変わります。この記事では両方の視点で紹介しますので、自分の状況に合ったものを見つけてみてください。
（→ 総務DX全体の進め方については 総務DX、何から始める？ も参考にしてください）
総務業務でWebアプリが特に効果的な場面5選
「Webアプリで何ができるか」の話をする前に、「どの業務に使うと最も効果が出やすいか」を整理します。
総務業務は範囲が広い。すべてをWebアプリに移行しようとすると失敗します。まず「効果が出やすいところ」に絞ることが一番の得策です。
① 備品管理（台帳のExcel脱却）
Before：備品管理台帳がExcelファイルで存在し、担当者しか更新できない。誰かが台帳を開いたまま帰ると、他の人が更新できない。バージョンが複数生まれて「どれが正しいか」がわからなくなる。
After：Webアプリ上でリアルタイムに更新される。複数人が同時に参照・更新でき、履歴も自動で残る。担当者が休んでいても誰でも確認できる。
備品管理は属人化が最も起きやすい業務の一つです。「その人しかわからない台帳」を引き継ぐコストは、実は膨大なのです。
② 社内申請・ワークフロー（稟議フローのペーパーレス化）
紙の稟議書が「今どこにあるか」わからない問題、経験ある方は多いのではないでしょうか。
Webアプリ化すると、申請状況が一覧で確認でき、承認待ち・差戻し・完了が一目瞭然になります。「あの稟議はどうなりましたか？」という確認作業がなくなるだけで、上司への報告コストが大幅に下がります。
kintoneやdesknet’s NEOのワークフロー機能は、この用途に特化して設計されています。
③ 社内問い合わせ対応（FAQシステム）
「有給の申請方法は？」「健康診断の予約はどこから？」——総務への問い合わせは、9割が同じ質問の繰り返しです。
社内FAQをWebアプリ化すると、社員が自分で調べて解決できる状態になります。Webアプリにアクセスして検索するだけ。問い合わせ件数が大幅に削減できるケースは多く、「半分以下になった」という声もよく聞きます。
（→ 社内問い合わせの効率化については 社内問い合わせを効率化する方法6選 でも詳しく解説しています）
④ 入退社管理・社員名簿
入退社の手続きは、書類・システム登録・貸出物の回収と、複数のタスクが絡み合う。チェックリストをWebアプリで管理すれば、「あの手続きを忘れた」というミスをほぼゼロにできます。
社員名簿も、紙やExcelで管理していると更新漏れが起きやすい業務のひとつです。Webアプリにして権限設定すれば、各部署が自部署のメンバー情報を自ら更新できるようになります。
⑤ 社内通知・お知らせ配信
「全員に一斉にお知らせを届ける手段が、メールしかない」という状況の会社は、まだ多いです。
社内ポータルやお知らせ掲示板をWebアプリ化すると、既読確認ができ、過去のお知らせも検索できるようになります。「あの通知、見た？」のやりとりがなくなるだけで、総務の確認作業が相当楽になります。
（→ 自動化できる業務の全体像は 総務の自動化すべき業務15選 も参考になります）
【状況別】総務担当者におすすめのWebアプリ選び方
「どれが自分に合うか」を判断するために、3つのパターンに分けて整理します。
パターンA：Excel地獄から脱出したい → ノーコード自作型
備品管理・社内申請・備品貸出管理など、自社独自のフローがあってExcelで管理している業務が多い場合は、kintoneやdesknet’s NEO AppSuiteが合いやすいです。
市販のSaaSに「ちょうどいい機能」がなくて困っている人には、特におすすめです。Excelで作っていたフォームや台帳を、ほぼそのままWebアプリに移行できます。
費用感：kintoneはスタンダードコースで1ユーザー月額1,500円〜。30日間無料トライアルあり。
パターンB：人事・労務も一緒に管理したい → HR系SaaS
入退社管理・社会保険手続き・給与計算など、法的に決まったフローが多い人事・労務領域は、SmartHRや人事労務freeeのようなHR系SaaSが適しています。
業法対応のアップデートが自動で行われる点も、SaaSの大きなメリットです。毎年の法改正をシステム担当に依頼せず、自動で対応してくれる。
費用感：SmartHRは従業員数・利用機能によって異なり、詳細は公式サイトで確認できる。30名以下の小規模企業向けにも対応したプランがあり、目安は要問い合わせ。
パターンC：ITに自信がない・予算がない → まず無料で試せるSaaS
「Webアプリと言われても、設定できるか不安…」という方は、無料プランがある軽量SaaSから試すのが一番の得策です。
社内FAQなら「LOOGUE FAQ（無料プランあり）」、情報共有なら「Notion（個人・小チーム向け無料）」など、まずゼロ円で体感できるツールがあります。
最初から大きなツールを入れようとすると、社内承認や費用の壁で止まりやすい。小さく始めて「効果が出た」実績を作ってから、次のツールを導入するのが現実的な進め方です。
総務でよく使われるWebアプリ8選（業務別）
競合記事のように30本羅列しても選べないので、実務で使われている代表的なツールに絞って紹介します。
ノーコード自作型：kintone / desknet’s NEO AppSuite / CELF
① kintone（サイボウズ）
ノーコード自作型の中で最も知名度が高く、導入事例が豊富。備品管理・社内申請・FAQシステムなど、総務業務との相性がいいサンプルアプリが多数公開されています。
「作れるものの自由度が高い」一方、「設定項目が多くて最初は迷う」という声もある。30日無料トライアルで触ってから判断するのがおすすめです。
② desknet’s NEO AppSuite（ネオジャパン）
グループウェア（desknet’s NEO）と連携して使えるのが特徴。すでにdesknet’s NEOを導入している会社なら追加コストを抑えやすい。
44種類以上の総務向けアプリがライブラリとして用意されており、「ゼロから作る」よりも「テンプレートを編集する」感覚で始められます。
③ CELF（アステリア）
Excel感覚で使えるノーコードツール。「Excelで作っていた管理表をそのままWebアプリ化したい」というニーズに特化した設計です。
RPA連携やAI活用オプションもあり、将来的な自動化との組み合わせも視野に入れやすいです。
SaaS型（HR・労務）：SmartHR / 人事労務freee
④ SmartHR
クラウド人事労務のシェアNo.1（自社調べ）。入退社手続きから社会保険・雇用保険の電子申請まで、労務のほぼ全業務をカバーしています。
「紙で送っていた書類をオンラインで完結させる」だけで、月に数時間の作業が削減されたという声は多い。導入ハードルはやや高めですが、その分得られるリターンも大きいです。
⑤ 人事労務freee
会計freeeと連動できるため、経理・労務を一元管理したい会社に向いています。小規模企業向けのプランも充実しており、従業員数が少ない段階でも使いやすいです。
SaaS型（備品・問い合わせ）：ラクネコ / Qast / LOOGUE FAQ
⑥ ラクネコ（ピアズ）
受付・来客管理に特化したSaaS。iPadに置いて受付業務を無人化できます。総務が「来客対応のために席を離れられない」という状況の解消に直結するツールです。
⑦ Qast（any）
社内FAQと情報共有を組み合わせたSaaS。「社内Wiki + FAQ」の機能を持ち、よくある質問を自社で蓄積・更新できます。検索性が高く、社員が自己解決しやすい設計です。
⑧ LOOGUE FAQ（ナレッジ・マーチャント）
問い合わせ対応に特化したFAQシステム。無料プランあり。まず「社内FAQを試してみたい」という段階の入門ツールとして使いやすいです。
（→ 業務効率化ツールの全体像は 総務の業務改善アイデア10選 もあわせて参考にしてください）
非エンジニア総務担当が最初に試すべきWebアプリの始め方
「どのツールか決まったとして、何から始めればいいか」——ここが最後の壁です。
ノーコードから始める場合（kintoneの場合）
kintoneを試す手順はシンプルです。
- kintone公式サイトで30日無料トライアルに申し込む
- 「アプリの作成」から、用意されているテンプレート（備品管理・ワークフロー等）を選ぶ
- まずテンプレートをそのまま使ってみて、使い勝手を確かめる
- 「ここは自社に合わせて変えたい」という点を1〜2箇所だけカスタマイズしてみる
- 2〜3人に試験的に使ってもらい、フィードバックをもらう
最初から完璧なアプリを作ろうとしないことが重要です。「現状のExcel管理より少し便利」という状態をまず作る。それだけで社内の反応が変わります。
私が備品管理をWebアプリ化したとき、最初のバージョンは「品名・数量・場所・担当者」の4項目しかない簡素なものでした。それでも「Excelを探すよりずっと早い」と好評で、その後徐々に機能を追加できました。
SaaSから始める場合（SmartHRの場合）
- SmartHR公式サイトで無料デモを申し込む
- 「どの業務から導入したいか」を明確にしてデモを受ける（入退社手続きだけでOK）
- 費用対効果を試算して上司に提案する（月の作業時間×時給で算出）
- まず1〜2機能から始め、慣れてから拡張する
社内承認を通すためのポイント
ツールを導入するには、ほぼ必ず上司や経営者への説明が必要です。
このとき、抽象的な「便利になります」ではなく、「月に○時間の作業が削減できます」という数字で話すのが一番の得策です。
例：「備品管理台帳の確認・更新に月10時間かかっています。Webアプリ化で3時間以内にできると試算しています。ツール費用は月3,000円です。」
時給換算と費用比較を具体的に出すと、稟議は通りやすくなります。
（→ 社内提案の通し方は 総務の業務改善提案を通す方法 で詳しく解説しています）
まとめ：総務のWebアプリ選び、迷ったらこの順番で動こう
総務のWebアプリは、「SaaS型（既製品を使う）」と「ノーコード自作型（自分で作る）」の2種類があります。どちらが向いているかは業務の性質によって変わります。
- 人事・労務・経費など汎用的な業務 → SmartHRなどSaaS型
- 自社固有の申請・台帳・FAQ → kintoneなどノーコード型
- まず試してみたい・予算が少ない → 無料プランのあるSaaSから
最初から全業務をWebアプリ化しようとしないこと。「一番属人化しているExcel台帳」を1つ選んで、そこから始めるのがいい。
動けないまま時間だけ過ぎていくのが、一番もったいないパターンです。まずkintoneの無料トライアル、またはSmartHRの無料デモを申し込んでみるところから動いてみてください。
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「kintoneで備品管理アプリを作ってみたい」「社内稟議フローをWebアプリ化したい」という方向けに、総務向けkintoneアプリ設計テンプレート集をNoteにて準備中です。備品管理・社内FAQ・稟議ワークフローの設計図テンプレートをまとめる予定ですので、公開時にご確認ください。