稟議書の書き方テンプレ｜差し戻しゼロで通した総務歴10年の3つのルール

稟議書を書いては出したものの、理由もよくわからないまま差し戻されたことはないでしょうか。上司に「もう一回書き直して」と言われるたび、結局何が悪かったのか分からず、同じような失敗を繰り返してしまう。そんな経験、総務や事務の仕事をしていれば一度はあるのではないでしょうか。

私は総務歴10年の中で、設備導入・人員増強・経費申請など、数えきれないほどの稟議・社内申請を書いてきました。もちろん最初から通っていたわけではなく、差し戻された経験も一通り経験しています。ただ、今のやり方に落ち着いてからは、稟議の差し戻しがほぼなくなり、口頭での補足説明を求められることも減りました。

この記事では、差し戻しゼロで稟議を通してきた3つのルールと、通りやすい書き方のテンプレート、そして「やりすぎて失敗した」実例まで紹介します。読み終えた頃には、今まさに書こうとしている稟議書に、そのまま当てはめられる基準が手に入るはずです。

稟議書が差し戻される本当の理由

「内容は間違っていないのに差し戻された」という相談を、総務をやっていると本当によく受けます。内容が間違っているわけではないのに、なぜ差し戻されるのでしょうか。

正直なところ、差し戻しの大半は「内容が悪い」のではなく「読み手が判断に必要な情報を拾えない書き方になっている」ことが原因です。承認者は稟議書を1件だけ読んでいるわけではありません。何件も溜まった申請の中から、短時間で「通していいか/確認が必要か」を判断しています。

そこに長い文章でびっしり書かれていると、承認者は「結局何を決めればいいのか」を自分で探さなければなりません。これが、差し戻しや「ちょっと説明して」という口頭確認につながるのです。

差し戻しゼロで通してきた稟議書の書き方・3つのルール

私が実際にやっているのは、次の3つだけです。特別なテクニックというより、「承認者が判断しやすい形に整える」ことに絞ったルールです。

ルール1：A4一枚に収める
ルール2：箇条書きを多用する
ルール3：一題一行で言い切る

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ルール1 A4一枚に収める

稟議書が2枚、3枚になった時点で、承認者の読む気は落ちます。これは怠慢とかではなく、単純に「読む時間が取れない」という現実の問題です。

A4一枚に収めるためには、背景説明を削るしかありません。「なぜこの申請が必要になったか」の経緯は、長くても3行程度に圧縮します。経緯を知りたい承認者には、口頭やチャットで補足すればいいだけなのです。

ルール2 箇条書きを多用する

文章で書くと、承認者は文章の中から「決めるべきポイント」を自分で探さなければなりません。箇条書きにすれば、どこが判断ポイントなのかが一目で分かります。

私の場合、申請理由・費用・効果・導入スケジュールは必ず箇条書きにしています。文章で説明が必要な部分だけ、箇条書きの下に1〜2行だけ補足を添える形です。

ルール3 一題一行で言い切る

1行の中に複数の話題を入れないというルールです。「コスト削減ができ、かつ業務負荷も下がり、さらに将来的な拡張性もある」と1行に詰め込むと、結局何が一番言いたいのか承認者に伝わりません。

1行1テーマで言い切ると、承認者は1行読むごとに「なるほど、OK」と判断していけます。読むストレスが減るぶん、差し戻しにもつながりにくくなるのです。

悪い例→良い例で見る書き換えテンプレート

抽象的なルールだけだと、実際にどう書き換えればいいのか分かりにくいと思います。設備導入の稟議を想定した一般的なケースで、書き換えパターンを考えてみましょう。

悪い例（差し戻されやすいタイプ）

「現在使用している複合機は老朽化が進んでおり、印刷時に紙詰まりが頻発するなど業務に支障が出ているため、新しい複合機の導入を検討したいと考えております。費用については見積を取得中ですが、業務効率化とコスト削減の両方が期待できると考えております。」

この書き方だと、承認者は「結局いくらかかるのか」「どれくらい効率化できるのか」が判断できず、「見積もらってから再提出して」と差し戻すしかありません。

良い例（通りやすいタイプ）

申請理由：複合機の紙詰まりが月5回発生し、対応に1回15分かかっている（仮の数値例）
費用：新機種リース月額8,000円（現行機種比+2,000円）
効果：紙詰まり対応の月1時間超を削減
導入時期：来月1日から

このように数字と箇条書きで整理するだけで、承認者は「月2,000円の追加コストで月1時間の対応時間が減るなら妥当」とその場で判断できます。これが、差し戻しが減る一番の理由です。

やりすぎ注意｜一文化に力を注ぎすぎて主題を省いた失敗談

ここまで「一文一義」「箇条書き」を勧めてきましたが、実はこのルールを徹底しすぎて失敗したこともあります。

ある申請で、1行にまとめることを意識しすぎて、箇条書きの各項目を短く削りすぎた結果、肝心の「なぜこの申請が必要なのか」という主題そのものが文面から消えてしまったことがありました。承認者から「要するに何が言いたいの」と聞かれ、かえって口頭説明が必要になってしまったのです。

この経験から学んだのは、1行に収めること自体が目的ではないということです。あくまで「伝えたい主題を一番わかりやすく届けるための手段」であって、削ることに気を取られて主題そのものを薄めてしまっては意味がありません。これは稟議書だけでなく、報告書やメールなど、社会人の文章全般に通じる話だと感じています。

稟議書テンプレートの使い方｜型は便利だが当てはめるだけでは通らない理由

ネット上には稟議書のテンプレートがたくさん公開されています。項目欄が用意されたテンプレートを使えば、形式面での抜け漏れは防げます。

ただ、テンプレートの空欄を埋めただけでは、先ほどの「悪い例」のような文章になりがちです。欄があることと、その欄に承認者が判断できる情報が入っていることは、別の話なのです。テンプレートを使う場合も、「A4一枚・箇条書き・一文一義」の3ルールを欄の中身に当てはめる、という意識で使うと差し戻しが減ります。

もし「経費申請」「設備導入」「人員増強」など、申請の種類ごとにもう少し具体的なテンプレートが欲しいという場合は、記事末で紹介しているテンプレート集もあわせてチェックしてみてください。

まとめ

稟議書の書き方で差し戻されないためには、A4一枚に収める・箇条書きを多用する・一題一行で言い切るという3つのルールを守るだけで十分です。書く内容が正しくても、承認者が判断しやすい形になっていなければ差し戻されてしまいます。

一方で、削ることに気を取られて主題そのものを省いてしまうと、かえって伝わらなくなります。今書いている稟議書があれば、まずは箇条書きに直すところから試してみる価値ありです。